Erstattung von Verdienstausfall für die Inanspruchnahme von Sonderurlaub

Ehrenamtlich in der Jugendarbeit Engagierte haben nach dem Sonderurlaubsgesetz NRW Anspruch auf bis zu 8 Tage Sonderurlaub (unbezahlt) gegenüber ihrem Arbeitgeber. Den durch die fehlende Vergütung erlittenen Verdienstausfall erstattet das Land NRW den Mitarbeitenden. Sofern der ehrenamtliche Einsatz für einen Träger der Ev. Jugendverbandsarbeit in NRW erfolgt, ist die Erstattung des Verdienstausfalls über die AEJ-NRW zu beantragen. Weiterführende Informationen finden sich unten.

Ablauf der Antragsstellung

Vor der Maßnahme:

Der Antrag muss vor Beginn digital gestellt werden.

Es erfolgt eine automatische Antwort am selben Tag. Sollten Sie keine Nachricht erhalten, prüfen Sie bitte zunächst Ihren Spam-Filter. Sollten Sie keine Nachricht erhalten haben, melden Sie sich bitte bei uns in der AEJ-NRW-Geschäftsstelle. Die Kontaktaufnahme für Ihr Anliegen im gesamten Antrags- und Förderungsverfahren erfolgt über

Mail: sonderurlaub@aej-nrw.de     oder      Telefon: 0211 4562-498 oder -482

Bitte alle Angaben in der automatischen Antwort sorgfältig prüfen. Wenn Angaben falsch sind, schreiben Sie uns mit Angabe der in der Antwort genannten Bearbeitungsnummer. Wir melden uns innerhalb von 14 Tagen, wenn es eine Absage der Förderung oder Rückfragen gibt.

Sobald die AEJ-NRW vom Land NRW die Förderzusage für die Erstattung von Verdienstausfall wegen Sonderurlaubs erhalten hat (meist im März des Antragsjahres) erhalten Sie eine Förderzusage. Sollten Sie bis Mitte April keine Rückmeldungen von uns erhalten haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Die Förderzusage enthält auch das Bestätigungsformular (Seite 3), das erst nach der Maßnahme ausgefüllt werden darf, aber spätestens vier Wochen nach Beendigung der Maßnahme vorliegen muss.

Falls Ihr Arbeitgeber ein formales Dokument für die Beantragung des Sonderurlaubes wünscht, nutzen Sie bitte diese Vorlage. Dieser Antrag soll bei Ihnen verbleiben, da er das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber regelt.

Während der Maßnahme:

Sie arbeiten in der Maßnahme mit.

Sollte eine Mitarbeit aus Krankheits- oder anderen Gründen nicht möglich sein oder die Maßnahme ausfallen oder verschoben werden, informieren Sie uns bitte umgehend.

Nach der Maßnahme:

Nach der Maßnahme muss innerhalb von 4 Wochen das Bestätigungsformular ausgefüllt werden.

1. Sie datieren, unterschreiben und bestätigen die Teilnahme an der Maßnahme
2. Der Träger der Maßnahme datiert, unterschreibt und bestätigt Ihre Mitarbeit sowie Ihre Eignung für die Mitarbeit in der Maßnahme
3. Ihr Arbeitgeber datiert und unterschreibt, dass der Sonderurlaub für … Arbeitstage gewährt wurde und ein Verdienstausfall in Höhe von …€ entstanden ist.
4. Sie mailen die Bestätigung spätestens vier Wochen nach dem Ende der Maßnahme. Sollte es nicht möglich sein, die Vier-Wochen-Frist einzuhalten, kontaktieren Sie uns vor der Abgabefrist und beantragen eine Fristverlängerung für die Abgabe, via Mail.
   ! Ohne eine Fristverlängerung entfällt der Anspruch auf Erstattung des Verdienstausfalls !

Die Geschäftsstelle bearbeitet die fristgerecht eingereichte Bestätigung in der Regel innerhalb von 14 Tagen. Die Auszahlung erfolgt automatisch, ohne weitere Ankündigung. Falls es zu Ihren Unterlagen Fragen gibt, melden wir uns im genannten Zeitraum per Mail. Auch hier gilt, wenn kein Geld auf dem Konto eingeht bzw. keine Mail mit Bitte um Nachbesserung der Bestätigung eingeht, bitte melden Sie sich bitte via Mail oder telefonisch bei uns.

Antrag Sonderurlaub 2025

Maßnahmenförderung

Verwendungsnachweise im Rahmen der Fördermittelbwirtschaftung können nur noch über unser Förderportal erstellt und eingereicht werden. Bitte nutzen Sie zum Upload der Teilnehmendenliste folgende Excel-Liste als Grundlage. Bitte achten Sie darauf, dass die Kopfzeile nicht verändert werden darf.

Höhe der Erstattung von Verdienstausfall

Gewährt wird der Brutto-Verdienstausfall für den Zeitraum des unbezahlten Sonderurlaubs (maximal acht Arbeitstage im Kalenderjahr). Abgezogen werden davon im Rahmen
einer Pauschale alle Sozialversicherungsanteile. Dieser pauschale Abzug wird jährlich neu festgelegt (derzeit in der Regel 20%).